Оформление очередных отпусков в 2016 году. Быстрые консультации

Ответы на вопросы подготовлены с использованием БСС "Система Главбух". Отвечает Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Кому предоставлять ежегодные отпуска?

Ежегодные отпуска предоставляйте всем сотрудникам, которые работают в организации по трудовому договору, в том числе:

— совместителям (ч. 2 ст. 287 ТК РФ),

— сезонным работникам (ст. 295 ТК РФ),

— сотрудникам, с которыми заключен срочный трудовой договор (ст. 291 ТК РФ),

— надомникам (ч. 4 ст. 310 ТК РФ),

— дистанционным сотрудникам (ст. 312.4 ТК РФ).

Вправе ли работник взять отпуск авансом, если еще не отработал шесть месяцев?

Вправе, если согласен работодатель.

Первый ежегодный отпуск можно предоставить до того, как сотрудник отработает положенный стаж — шесть месяцев (ст. 122, ч. 2 ст. 177 ТК РФ). Но это право организации, а не обязанность.

Некоторым сотрудникам (по их просьбе) организация обязана предоставить отпуск авансом:

— сотрудникам моложе 18 лет (ч. 3 ст. 122, ст. 267 ТК РФ);

— женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него (ч. 3 ст. 122 ТК РФ);

— сотрудникам, усыновившим детей в возрасте до трех месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК РФ);

— супругу в период, когда жена находится в декрете (ст. 123 ТК РФ);

— ветеранам (ст. 14–19 Федерального закона от 12.01.95 № 5-ФЗ);

— чернобыльцам (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.91 № 1244–1);

— женам военнослужащих (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.98 № 76-ФЗ).

Надо ли перед отпуском брать заявление у работника?

Зависит от того, идет работник отдыхать по графику или вне графика. Если по графику, в котором есть точная дата начала отдыха, работник не обязан писать заявление на отпуск.

Если сотрудник хочет уйти в отпуск вне графика или в нем не записана точная дата, то он должен написать заявление. Составить его он может в произвольной форме.

Также заявление необходимо, если отпуск берет новичок, который принят на работу после утверждения графика.

Уведомлять ли сотрудника о начале отпуска по графику?

Да, за две недели. Причем сделать это нужно под подпись (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Формы и способы извещения определите самостоятельно. Это могут быть отдельные документы — извещения, уведомления, ознакомительные листы и ведомости, с которыми знакомятся сотрудники, проекты приказов и т. п. Можно также добавить столбцы в график отпусков. В одном сотрудник распишется в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другом проставит число, когда его об этом уведомили. Такие рекомендации приведены в письме Роструда от 30.07.14 № 1693-6-1.

Сколько приказов составлять, если сотрудник внутренний совместитель?

Если вы пользуетесь типовой формой Т-6, то составьте два приказа отдельно по каждому основанию — совместительство, основное место работы.

Это связано с тем, что форма Т-6 не позволяет составить один приказ при уходе в отпуск внутреннего совместителя. В частности, в этой форме нужно заполнить следующие реквизиты: должность отпускника, период, за который сотруднику предоставляют отпуск. А при внутреннем совместительстве эти реквизиты могут быть разными.

Компания может утвердить свои формы первички, в том числе приказов на отпуска. Тогда на отпуск работника сразу по двум должностям можно составить один приказ.